Що таке UniDesk і навіщо він університету та коледжу

З чого складається день закладу

У звичайний день у закладі одночасно йдуть пари, хтось здає роботу, хтось просить довідку, бухгалтерія закриває оплату, а ректор питає, як справи на факультеті. Кожна справа невелика. Разом вони розходяться по журналах, папках, листах і месенджерах.

UniDesk для цього і зроблений. Це система для університету і коледжу: LMS для курсів і матеріалів і ERP для розкладу, документів і фінансів. Працює в браузері, з комп’ютера і з телефона.

Як цим користуються

У кожного свій кабінет: ректор, декан, викладач, студент, фінансист, адміністратор.

Викладач веде розклад, журнал і завдання. Студент бачить свої пари, оцінки, роботи й оплату. Декан працює з групами, документами і зверненнями свого підрозділу. Фінансист веде рахунки, касу і договори. Ректор відкриває стан закладу, документи на погодження і зведення по грошах. Адміністратор підключає людей і сервіси, якими заклад уже користується.

Оцінка, поставлена в журналі, одразу є у студента. Оплата, прийнята в касі, закриває його рахунок. Заяву не треба пересилати скріном.

Навчання

Розклад стоїть у календарі. До онлайн-пари можна додати посилання на Zoom або Google Meet. У журналі лежать оцінки, відвідуваність і роботи на перевірці. Завдання мають строк, файл від студента і перевірку викладача. Курси тримають відео, матеріали і тести.

Якщо заклад уже веде курси в Moodle, їх можна лишити. UniDesk забирає на себе управління закладом: журнал, деканат, документи й оплату. Курси з Moodle можна перенести, коли це потрібно.

Довідки і документи

Студент пише в деканат із кабінету: довідка, перенесення, питання по групі. Декан бачить звернення і закриває його, коли справу зроблено. Довідка не губиться в пошті між «надіслав» і «а мені не прийшло».

Поруч лежить реєстр документів деканату. Документ можна подати ректору з файлами і побачити, на якому він погодженні. Доручення і накази мають виконавця і строк. Старі документи і закриті звернення лишаються в архіві: їх можна знайти пізніше, а не шукати у вкладеннях за минулий рік.

Де лежать дані

Оцінки, роботи, договори, накази і листування зі студентом зберігаються в системі, а не в особистій пошті співробітника. Новій людині в деканаті не треба тиждень розбиратись, «у кого лежить файл». Якщо хтось іде у відпустку, справа групи залишається на місці.

Гроші

Фінансист виставляє рахунок і бачить, оплачений він, оплачений частково чи вже прострочений. Студенту можна надіслати нагадування. Оплатити можна карткою або в касі: фінансист приймає готівку і одразу закриває рахунок. Договори на навчання лежать у реєстрі, з архівом. Тут же бюджет, стипендії і зарплати. Ректор дивиться зведення, студент бачить лише свої платежі і борг.

Це облік навчання і оплат закладу. Повну бухгалтерію підприємства UniDesk не замінює.

Листування

Оголошення для групи, питання по роботі і відповідь викладача лишаються у внутрішньому чаті, з файлами. Новини закладу публікуються в системі. Опитування збирає відповіді студентів і співробітників в одному місці, а не в десяти пересланих повідомленнях. Сповіщення приходить, коли є нове завдання, оцінка або лист.

Telegram можна підключити для нагадувань про оплату і оцінки за завдання. Робоче листування при цьому лишається в UniDesk.

Доступ і безпека

Доступи роздає адміністратор: ректору, декану, викладачу, студенту, фінансисту. Журнал дій записує, хто що змінив і коли. Його можна відфільтрувати і вивантажити. Користувач бачить свої сесії і може закрити зайву. Для входу можна увімкнути другий крок, код із телефона. Це за бажанням закладу, не примусово для всіх.

Що заклад отримує на практиці

Менше ручного переносу одних і тих самих цифр між журналом, таблицею і листом. Деканат швидше закриває довідки і заяви. Фінансист не зводить оплату з прізвищем у окремому файлі. Ректор бачить план і факт без збору цифр по відділах. Студент знає, де пара, де оцінка і чи закритий рахунок.

Починати можна з одного факультету або відділення: там ведуть навчання, документи й оплати, поки команда звикне. Потім підключають решту.